外国への文書提出～アポスティーユと公印確認～

留学、海外企業への就職、国際結婚、また海外での日本法人設立、海外企業との契約締結などの際、外国の役所や大学、会社等の機関に対し、日本国内で発行された文書を提出する際には、その文書の翻訳だけではなく、その文書が日本国内で真正に発行されたものであることを証明する「認証手続き」が求められます。この認証の手続きは、「公証人による認証」、「アポスティーユ」、「公印確認」＋「領事認証」などを組み合わせて行います。

➡今回のブログでは、日本で発行された文書の真正性をどのように証明するのか、アポスティーユや公印確認とは何か、またその申請方法などについて詳しく解説していきます。

公印確認とアポスティーユ

公印確認とアポスティーユは、どちらも日本の官公署や自治体等が発行する「公文書」に対する「外務省の証明」のことです。外国での各種手続き（婚姻・離婚・出生、ビザ（査証）取得、会社設立、不動産の購入など）のために日本の公文書を提出する必要が生じ、その提出先機関から、日本の外務省の証明を取得するよう求められた場合や、日本にある提出先国の大使館・総領事館の領事による認証（領事認証）を受ける際、要求された場合に必要となります。

公印認証とアポスティーユの違い

公印認証とアポスティーユは、どちらも日本の官公署、自治体等が発行する公文書に対する「外務省の証明」のことをいいますが、次のような違いがあります。

（１）公印確認
➡公印確認とは、ハーグ条約（外国公文書の認証を不要とする条約／認証不要条約）に加盟していない国に提出する書類に領事認証（日本にある外国の大使館・総領事館による認証）を受ける場合に、その前段階で必要となる外務省の証明のことをいいます。外務省における公印確認は、その後に領事認証が必要となる証明になりますので、かならず駐日外国領事による認証を受けてから提出先国の関係機関へ提出する必要があります。

（２）アポスティーユ
➡アポスティーユとは、ハーグ条約に加盟している国の間で通用する外務省の証明をいいます。ハーグ条約には、世界の半数以上の国が加盟しています。このアポスティーユを取得した文書は、ハーグ条約加盟国に対しては、日本にある提出先国の大使館や総領事館の領事認証を取得したものとして、そのまま提出することができます。

※参考リンク：外国公文書の認証を不要とする条約（ハーグ条約）の締約国・地域（外務省ホームページ）

証明することができる文書

外務省が公印確認やアポスティーユを付して証明することができる書類は以下の①～③の全ての要件を満たす「公文書」になります。公文書とは、公的機関が発行した書類や公証役場で作成する公証人認証書などになります。

【証明することができる文書の要件】

① 発行日付が記載されていること（発行日より３か月以内のもの）

② 発行機関（発行者名）が記載されていること

③ 個人印や署名ではなく、公印が押されていること

□その他注意事項□ ・発行機関が公的機関に該当する場合でもコピーは証明を受けることができません。 ・発行日より３か月を超えていると証明を受けることができません。 ・署名のみ、または個人の印鑑のみが押印されている文書は証明の対象にはなりません。 ・ホチキスを外したり、加筆を行った文書は証明を受けることができません。 ・公印確認やアポスティーユについて、予備目的の申請はできません。

個人や会社で作成した「私文書」については、外務省では直接証明ができませんが、公証役場で公証人の認証を受けたもので、その公証人の所属する地方法務局長による公証人押印証明があれば、公証人が認証した公文書として、公印確認やアポスティーユによる外務省の証明を取得することができます。

・公証人による外国向け私文書の認証については、別のブログ記事でまとめています。ぜひこちらのブログもチェックしてみてください。
➡関連ブログ：公証人による外国向け私文書の認証について

公印確認とアポスティーユの申請手続き

海外へ提出する文書の真正性を証明するうえで、前段階として外務省の証明が必要なのかどうか、また公印確認、アポスティーユのどちらの証明を取得すべきかについては、以下のフローに沿って判断します。

実際に海外へ提出する文書が真正なものであることを証明する手順ですが、その文書が「公文書」なのか「私文書」なのか、また「提出先国がハーグ条約を締結している国なのか、締結していない国なのか」によって違ってきます。それぞれのパターンごとに具体的な手順を見ていきましょう。

公文書をハーグ条約締結国へ提出するパターン

【アポスティーユの取得】
➡アポスティーユは原則郵送による申請・交付が原則ですが、令和５年７月現在、外務本省（東京）または外務省大阪分室の窓口にて申請・交付が可能です。また、アポスティーユの取得の際、外務省に支払う実費の費用はかかりません。

（１）必要書類

① 証明が必要な公文書（発行日より３か月以内の原本）

② アポスティーユ申請書

③ 身分証明書（運転免許証・マイナンバーカード・パスポート・在留カード等公的機関が発行する顔写真付きの身分証明書） ※申請者ご本人の住所宛郵送での交付をもって本人確認とするため、郵送での申請の際は不要です。

④ 委任状（代理人による申請の場合） ※ただし行政書士等に委任する場合は不要です。

⑤ 返信用封筒（レターパック等／返送先記入） ※窓口での申請＋交付の場合には不要です。

 

（２）申請書送付先／申請窓口

① 外務本省（東京）	〒100-8919　東京都千代田区霞が関2-2-1　外務省南庁舎1階　外務省領事局領事サービスセンター　証明班
② 外務省 大阪分室	〒540-0008　大阪府大阪市中央区大手前4-1-76　大阪合同庁舎第4号館4階　外務省大阪分室証明班

 

（３）交付に要する日数（※令和５年７月現在）

① 郵送での交付	➡４営業日目に発送
② 窓口での交付	➡最短で５営業日後の９時３０分～１２時００に窓口交付が可能

公文書をハーグ条約非締結国へ提出するパターン

【公印確認の取得】
➡公印確認は原則郵送による申請・交付が原則ですが、令和５年７月現在、外務本省（東京）または外務省大阪分室の窓口にて申請・交付が可能です。また、公印確認の取得の際、外務省に支払う実費の費用はかかりません。

（１）必要書類

① 証明が必要な公文書（発行日より３か月以内の原本）

② 公印確認申請書

③ 身分証明書（運転免許証・マイナンバーカード・パスポート・在留カード等公的機関が発行する顔写真付きの身分証明書） ※申請者ご本人の住所宛郵送での交付をもって本人確認とするため、郵送での申請の際は不要です。

④ 委任状（代理人による申請の場合） ※ただし行政書士等に委任する場合は不要です。

⑤ 返信用封筒（レターパック等／返送先記入） ※窓口での申請＋交付の場合には不要です。

※（２）申請書送付先／申請窓口、（３）交付に要する日数についてはアポスティーユの取得の場合と同じです。詳しくはこちらをご確認ください。

【領事認証の取得】
➡提出先国の駐日外国大使館・総領事館の領事による領事認証を取得します。領事認証の取得手続きや手数料、取得に要する日数などは国ごとに違います。詳しくは提出先国の駐日外国大使館・総領事館へご確認ください。

私文書をハーグ条約締結国へ提出するパターン

前にも述べたとおり、個人や会社で作成した「私文書」については、外務省では直接証明ができませんが、公証役場で公証人の認証を受けたもので、その公証人の所属する地方法務局長による公証人押印証明があれば、公証人が認証した公文書として、公印確認やアポスティーユによる外務省の証明を取得することができます。

【公証人による認証】
➡公証人による認証とは、私文書の成立の「真正」を証明するため、私文書にされた署名（署名押印）や記名押印が本人のものであることを公証人が証明することをいいます。この証明により、その文書が作成者の意思に基づいて作成されたことが「推定」されることになります。

※公証人による認証手続きについては、別のブログ記事にて解説しております。ぜひこちらもご参照ください。
➡関連ブログ：公証人による外国向け私文書の認証について

【アポスティーユの取得】
➡アポスティーユは原則郵送による申請・交付が原則ですが、令和５年７月現在、外務本省（東京）または外務省大阪分室の窓口にて申請・交付が可能です。また、アポスティーユの取得の際、外務省に支払う実費の費用はかかりません。

（１）必要書類

① 証明が必要な私文書（公証人の証明＋公証人押印証明を受けたもの）

② アポスティーユ申請書

③ 身分証明書（運転免許証・マイナンバーカード・パスポート・在留カード等公的機関が発行する顔写真付きの身分証明書） ※申請者ご本人の住所宛郵送での交付をもって本人確認とするため、郵送での申請の際は不要です。

④ 委任状（代理人による申請の場合） ※ただし行政書士等に委任する場合は不要です。

⑤ 返信用封筒（レターパック等／返送先記入） ※窓口での申請＋交付の場合には不要です。

※（２）申請書送付先／申請窓口、（３）交付に要する日数については公文書へのアポスティーユ取得の場合と同じです。詳しくはこちらをご確認ください。

私文書をハーグ条約非締結国へ提出するパターン

 

総括（まとめ）

 以上ご紹介したとおり、外国向け文書の認証手続き自体はそれほど複雑なものではありません。注意しなければならないのは、提出先の機関がどのような証明を求めているのかを正確に把握することになります。 

 例えば、提出先国がハーグ条約締結国であっても、アポスティーユによる認証ではなく、公印確認による認証を求めている場合もあります。また、提出先国の関係機関の意向で、日本外務省の公印確認ではなく、提出先国の現地にある日本大使館や総領事館の証明が求められている場合もあります。日本外務省で公印確認を受けた書類は、現地日本大使館や総領事館で重ねて証明することはできませんので、慎重に確認を行なう必要があります。公証役場で公証人の認証を受けるには公証事務手数料が発生しますし、一部の国では、領事認証の手数料が高額となっていることもあり、必要な認証手続きを間違えると、さらに金銭負担が生じる可能性があります。

外国向け文書の認証手続きについては、お住まいの地域によって、ご本人が公証役場や大使館に出向いて手続きを行なうことが難しい場合も多いかと思います。当事務所では、公証人による私署証書の認証、アポスティーユ、公印確認、外国領事の認証等の手続きを代行します。外国へ提出する文書の認証手続きについて、無料でご相談を承っておりますので、ご不明な点があれば、ぜひ当事務所までお気軽にご相談ください。